మైక్రోసాఫ్ట్ 365 నుండి పత్రాలను ఎలా తొలగించాలి

Microsoft 365 నుండి పత్రాలను తొలగించడం సులభం. దీన్ని ఎలా చేయాలో ఇక్కడ ఉంది:

1. ముందుగా, ఫైల్ మేనేజ్‌మెంట్ సిస్టమ్‌ను యాక్సెస్ చేయండి. మీరు తొలగించాలనుకుంటున్న పత్రానికి నావిగేట్ చేసి, దాన్ని ఎంచుకోండి. అప్పుడు, తొలగించు ఎంపికను ఎంచుకోండి. ఇది తీసివేయబడే వాటిని నియంత్రించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
2. రెండవది, బల్క్ డిలీట్ ఫీచర్‌ని ఉపయోగించండి. ఒకేసారి బహుళ ఫైల్‌లను తొలగించడానికి ఇది చాలా బాగుంది. వాటిని ఎంచుకుని, ఆపై బల్క్ డిలీట్‌ని ఎంచుకోండి.
3. మూడవది, Microsoft 365 డాక్యుమెంట్‌లను శాశ్వతంగా తొలగించే ముందు గ్రేస్ పీరియడ్‌ని కలిగి ఉంది. ఈ సమయంలో, తొలగించబడిన ఫైల్‌లు రీసైకిల్ బిన్ లేదా ట్రాష్ ఫోల్డర్‌కి తరలించబడతాయి మరియు వాటిని పునరుద్ధరించవచ్చు.
4. చివరగా, మీ పత్రాలను క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించండి మరియు శుభ్రం చేయండి. ఇది స్థలాన్ని ఆప్టిమైజ్ చేస్తుంది మరియు భవిష్యత్ ప్రాజెక్ట్‌లకు సహాయపడుతుంది.

Microsoft 365 పత్రాలను అర్థం చేసుకోవడం

సెమాంటిక్ NLP కోణం నుండి Microsoft 365 పత్రాలను అర్థం చేసుకోవడం

మైక్రోసాఫ్ట్ 365 పత్రాలు మైక్రోసాఫ్ట్ 365 సూట్‌లో కీలకమైన భాగం మరియు అవి వివిధ వ్యాపార కార్యకలాపాలలో కీలక పాత్ర పోషిస్తాయి. ఈ పత్రాలు మైక్రోసాఫ్ట్ 365 ప్లాట్‌ఫారమ్‌లో సృష్టించబడతాయి, సవరించబడతాయి మరియు నిల్వ చేయబడతాయి, వినియోగదారులకు అతుకులు లేని సహకార అనుభవాన్ని అందిస్తాయి. సెమాంటిక్ ఎన్‌ఎల్‌పితో, మైక్రోసాఫ్ట్ 365 డాక్యుమెంట్‌ల కాన్సెప్ట్‌ను మనం లోతుగా తీయవచ్చు, వాటి ప్రాముఖ్యతను అర్థం చేసుకోవచ్చు మరియు వాటి కార్యాచరణలను అన్వేషించవచ్చు.

మైక్రోసాఫ్ట్ 365 డాక్యుమెంట్‌ల గురించి మన గ్రహణశక్తిని మెరుగుపరచడానికి, దిగువ పట్టికను నిశితంగా పరిశీలిద్దాం:

మేము గమనించినట్లుగా, Microsoft 365 పత్రాలు వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌ల నుండి స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు మరియు ప్రెజెంటేషన్‌ల వరకు వివిధ డాక్యుమెంట్ రకాలను కలిగి ఉంటాయి. ఈ పత్రాలు బృంద సభ్యుల మధ్య సహకారాన్ని సులభతరం చేస్తాయి, నిజ-సమయ సవరణలు మరియు నవీకరణలను అనుమతిస్తాయి. సహకారంతో పాటు, Microsoft 365 డాక్యుమెంట్‌లు వివిధ పరికరాలలో అధీకృత వ్యక్తులకు అతుకులు లేని యాక్సెస్‌ని నిర్ధారిస్తూ సులభమైన భాగస్వామ్య సామర్థ్యాలను కూడా అందిస్తాయి. సంస్కరణ నియంత్రణతో, వినియోగదారులు మార్పులను ట్రాక్ చేయవచ్చు మరియు అవసరమైతే మునుపటి సంస్కరణలకు తిరిగి వెళ్లవచ్చు. అదనంగా, మైక్రోసాఫ్ట్ 365 డాక్యుమెంట్‌లు సున్నితమైన సమాచారాన్ని రక్షించడానికి బలమైన భద్రతా చర్యలను కలిగి ఉన్నాయి మరియు అవి వ్యాపారాల పెరుగుతున్న అవసరాలకు అనుగుణంగా తగినంత నిల్వ సామర్థ్యాన్ని అందిస్తాయి.

ఇంకా, మైక్రోసాఫ్ట్ 365 డాక్యుమెంట్‌లు నిరంతరం అభివృద్ధి చెందుతూ ఉండటం గమనించదగ్గ విషయం, తరచుగా అప్‌డేట్‌లు మరియు విస్తరింపులు విడుదల చేయబడుతున్నాయి. ఇది వినియోగదారులు ఎల్లప్పుడూ తాజా సాధనాలు మరియు ఫీచర్‌లకు యాక్సెస్‌ని కలిగి ఉండేలా చేస్తుంది, వాటిని సమర్థవంతంగా సృష్టించడానికి, సహకరించడానికి మరియు ఆవిష్కరించడానికి వారికి అధికారం ఇస్తుంది.

(మూలం: Microsoft.com)

మైక్రోసాఫ్ట్ 365 డాక్యుమెంట్‌లు మీరు లైట్లు ఆఫ్ చేసి, రిపీట్‌లో క్లోజింగ్ టైమ్‌ని ప్లే చేసిన తర్వాత కూడా పార్టీని విడిచిపెట్టడానికి నిరాకరించిన పార్టీలో ఆహ్వానం లేని అతిథుల లాగా ఉంటాయి.

Microsoft 365 డాక్యుమెంట్‌లు అంటే ఏమిటి?

మైక్రోసాఫ్ట్ 365 డాక్యుమెంట్‌లు ఆధునిక కార్యాలయాలకు తప్పనిసరిగా ఉండాలి. వారు సమాచారాన్ని నిల్వ చేస్తారు, సృష్టిస్తారు మరియు పంచుకుంటారు. అదనంగా, అవి కేవలం టెక్స్ట్ ఫైల్‌ల కంటే ఎక్కువ; వారికి మల్టీమీడియా అంశాలు కూడా ఉన్నాయి! ఇందులో ఉన్నాయి పద పత్రాలు , ఎక్సెల్ షీట్లు , పవర్‌పాయింట్ ప్రెజెంటేషన్‌లు మరియు OneNote గమనికలు .

ఈ డాక్స్‌తో నిజ-సమయ సహకారం సులభం, కాబట్టి సంస్కరణ నియంత్రణ గురించి ఆందోళన చెందాల్సిన అవసరం లేదు. మీరు ఆటో-సేవ్ మరియు స్పెల్ చెక్ వంటి జోడించిన ఫీచర్‌ల ప్రయోజనాన్ని కూడా పొందవచ్చు. మరియు, మీరు ఇంటర్నెట్ కనెక్షన్‌తో ఎక్కడి నుండైనా మీ ఫైల్‌లను యాక్సెస్ చేయవచ్చు.

ఉపరితల ప్రోను మానిటర్‌కి ఎలా కనెక్ట్ చేయాలి

అదనంగా, మైక్రోసాఫ్ట్ క్లౌడ్ సొల్యూషన్స్ వంటివి OneDrive మరియు షేర్‌పాయింట్ , సురక్షిత నిల్వ మరియు బ్యాకప్‌లను అందించండి. కాబట్టి, మీ డేటా సురక్షితంగా మరియు ధ్వనిగా ఉంచబడుతుంది.

Microsoft 365 పత్రాలు రిమోట్ పనిని మెరుగ్గా చేస్తాయి మరియు Microsoftకి అది తెలుసు. అందుకే వారు వ్యక్తులు మరియు బృందాలు మరిన్నింటిని సాధించడంలో సహాయపడటానికి ఈ పత్రాలను సృష్టించారు. వినియోగదారు అభిప్రాయం మరియు సాంకేతిక నవీకరణల ద్వారా, వారు ఉత్తమ పరిష్కారాలపై తాజాగా ఉంటారు. వారు డిజిటల్ డాక్యుమెంటేషన్‌లో నాయకులు కావడంలో ఆశ్చర్యం లేదు!

Microsoft 365 నుండి పత్రాలను ఎందుకు తొలగించాలి?

లో మైక్రోసాఫ్ట్ 365 , వివిధ కారణాల వల్ల పత్రాలు తొలగించబడాలి. ఇది నిల్వ స్థలాన్ని ఖాళీ చేస్తుంది మరియు సిస్టమ్ పనితీరును పెంచుతుంది. అదనంగా, ఇది డేటాను సురక్షితంగా ఉంచుతుంది మరియు అనధికారిక యాక్సెస్‌ను ఆపివేస్తుంది. అనవసరమైన పత్రాలను తొలగించడం వలన డాక్యుమెంట్ నిర్వహణను సులభతరం చేస్తుంది మరియు ఉత్పాదకతను పెంచుతుంది. వ్యవస్థీకృత మరియు సురక్షితమైన డిజిటల్ వర్క్‌స్పేస్‌ను నిర్వహించడానికి ఇది ఒక ముఖ్యమైన అభ్యాసం.

లో పత్రాల తొలగింపు మైక్రోసాఫ్ట్ 365 మరిన్ని ప్రయోజనాలను అందిస్తుంది. ఇది డేటా నిలుపుదల విధానాలు మరియు నిబంధనలను పాటించడంలో వినియోగదారులకు సహాయపడుతుంది. ఇది అయోమయాన్ని తొలగిస్తుంది, ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని త్వరగా గుర్తించడం సులభం చేస్తుంది. వాడుకలో లేని లేదా అసంబద్ధమైన పత్రాలను వదిలించుకోవడం ద్వారా, వినియోగదారులు గందరగోళాన్ని నివారించవచ్చు మరియు క్రమబద్ధీకరించిన డాక్యుమెంట్ రిపోజిటరీని ఉంచవచ్చు.

డాక్స్ యొక్క సరైన తొలగింపు మైక్రోసాఫ్ట్ 365 చట్టపరమైన కారణాల కోసం అవసరం. ఉదాహరణకు, ఫైనాన్స్ లేదా హెల్త్‌కేర్‌లో, కాలం చెల్లిన డాక్యుమెంట్‌లను నిలుపుకోవడం చట్టపరమైన పరిణామాలను కలిగిస్తుంది లేదా అవి పాటించకపోవడానికి దారితీయవచ్చు. కాబట్టి, డాక్స్‌ను సకాలంలో తొలగించడం వలన వ్యాపారాలు డేటా నిలుపుదలకి సంబంధించిన సంభావ్య ప్రమాదాలను నివారించడంలో మరియు చట్టబద్ధంగా తమను తాము రక్షించుకోవడంలో సహాయపడతాయి.

ఫైల్‌లను రీసైకిల్ బిన్ లేదా ట్రాష్ ఫోల్డర్‌కు తరలించడమే కాకుండా సరైన తొలగింపు పద్ధతులను ఉపయోగించాలని సూచించబడింది. ఇది తీసివేయబడిన డాక్యుమెంట్‌లను సులభంగా తిరిగి పొందలేమని మరియు ఎటువంటి సున్నితమైన సమాచారం లేకుండా సిస్టమ్ నుండి శాశ్వతంగా తొలగించబడుతుందని నిర్ధారిస్తుంది.

పదం తొలగింపు విభాగం విరామం

a ప్రకారం గార్ట్‌నర్ అధ్యయనం (మూలం) , సరికాని పత్రం తొలగింపు డేటా ఉల్లంఘనలకు ప్రధాన కారణం. డాక్స్‌ను సురక్షితంగా ఎలా తొలగించాలో తెలుసుకోవడం ఎంత అవసరమో అది చూపిస్తుంది మైక్రోసాఫ్ట్ 365 , మరియు బలమైన డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ పద్ధతులను ఉంచడం ఎంత ముఖ్యమైనది.

నుండి పత్రాలను తొలగిస్తోంది మైక్రోసాఫ్ట్ 365 కేవలం decluttering కంటే ఎక్కువ; డేటా భద్రతను నిర్వహించడం, నిల్వ సామర్థ్యాన్ని పెంచడం, నిబంధనలను పాటించడం మరియు సున్నితమైన సమాచారంతో సంబంధం ఉన్న నష్టాలను తగ్గించడం కోసం ఇది చాలా ముఖ్యమైనది. సరైన తొలగింపు పద్ధతులతో, వ్యాపారాలు తమ డిజిటల్ వర్క్‌స్పేస్ క్రమబద్ధంగా, సమర్ధవంతంగా మరియు రక్షణగా ఉండేలా చూసుకోవచ్చు.

Microsoft 365 నుండి పత్రాలను తొలగించడానికి దశలు

నేటి డిజిటల్ ప్రపంచంలో, మైక్రోసాఫ్ట్ 365 నుండి పత్రాలను ఎలా సమర్థవంతంగా తొలగించాలో తెలుసుకోవడం చాలా ముఖ్యం. దీన్ని ఎలా చేయాలో ఇక్కడ దశల వారీ గైడ్ ఉంది:

1. మీ Microsoft 365 ఖాతాను యాక్సెస్ చేయండి: మీ ఆధారాలను ఉపయోగించి మీ Microsoft 365 ఖాతాకు లాగిన్ చేయండి. లాగిన్ అయిన తర్వాత, మీరు క్లౌడ్‌లో నిల్వ చేసిన మీ పత్రాలు మరియు ఫైల్‌లను యాక్సెస్ చేయగలరు.
2. పత్రానికి నావిగేట్ చేయండి: మీరు తొలగించాలనుకుంటున్న పత్రాన్ని గుర్తించండి. మీరు మీ ఫోల్డర్‌ల ద్వారా బ్రౌజ్ చేయవచ్చు లేదా నిర్దిష్ట పత్రాన్ని కనుగొనడానికి శోధన ఫంక్షన్‌ని ఉపయోగించవచ్చు.
3. పత్రాన్ని ఎంచుకోండి: మీరు పత్రాన్ని కనుగొన్న తర్వాత, దానిపై క్లిక్ చేయడం ద్వారా దాన్ని ఎంచుకోండి. ఇది పత్రానికి సంబంధించిన వివిధ ఎంపికలను సక్రియం చేస్తుంది.
4. ఎంపికల మెనుని తెరవండి: సాధారణంగా మూడు చుక్కలు లేదా గేర్ చిహ్నం ద్వారా సూచించబడే ఎంపికల మెను కోసం చూడండి మరియు దానిపై క్లిక్ చేయండి. ఇది మీరు డాక్యుమెంట్‌పై చేయగలిగే విభిన్న చర్యలతో డ్రాప్-డౌన్ మెనుని తెరుస్తుంది.
5. తొలగించు ఎంచుకోండి: డ్రాప్-డౌన్ మెను నుండి, తొలగించు లేదా ఇలాంటి వైవిధ్యం అని చెప్పే ఎంపికను ఎంచుకోండి. మీరు పత్రాన్ని తొలగించడాన్ని కొనసాగించాలనుకుంటున్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి ఈ చర్య నిర్ధారణ డైలాగ్‌ను అడుగుతుంది.
6. తొలగింపును నిర్ధారించండి: ధృవీకరణ డైలాగ్‌ను జాగ్రత్తగా సమీక్షించండి, పత్రాన్ని తొలగించడం వలన అది మీ Microsoft 365 ఖాతా నుండి శాశ్వతంగా తీసివేయబడుతుంది. పత్రాన్ని తొలగించడం గురించి మీకు ఖచ్చితంగా తెలిస్తే, ప్రక్రియను పూర్తి చేయడానికి నిర్ధారించండి లేదా తొలగించు బటన్‌పై క్లిక్ చేయండి.

పత్రాన్ని తొలగించిన తర్వాత, దాన్ని తిరిగి పొందలేమని గమనించడం ముఖ్యం. అందువల్ల, తొలగింపును నిర్ధారించే ముందు రెండుసార్లు తనిఖీ చేయడం మంచిది.

Microsoft 365 మీ పత్రాలను నిర్వహించడానికి సురక్షితమైన మరియు సమర్థవంతమైన మార్గాన్ని అందిస్తుంది. ఈ దశలను అనుసరించడం ద్వారా, మీరు మీ Microsoft 365 ఖాతా నుండి పత్రాలను ఎటువంటి ఇబ్బంది లేకుండా సులభంగా తొలగించవచ్చు.

మైక్రోసాఫ్ట్ 365 మొదటిసారిగా 2011లో సబ్‌స్క్రిప్షన్ ఆధారిత సేవగా పరిచయం చేయబడిందని మీకు తెలుసా? దీనికి మొదట ఆఫీస్ 365 అని పేరు పెట్టారు మరియు వ్యాపారాలు మరియు వ్యక్తులకు ఉత్పాదకత సాధనాల యొక్క సమగ్ర సూట్‌ను అందించడం లక్ష్యంగా పెట్టుకుంది. సంవత్సరాలుగా, ఇది అభివృద్ధి చెందింది మరియు డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్, సహకారం మరియు కమ్యూనికేషన్‌కు అవసరమైన వేదికగా మారింది.

మైక్రోసాఫ్ట్ 365లోకి ప్రవేశించడం రహస్య సమాజంలోకి చొరబడినట్లు అనిపిస్తుంది, కానీ చింతించకండి, మేము రహస్య హ్యాండ్‌షేక్ కోసం అడగము.

దశ 1: Microsoft 365ని యాక్సెస్ చేయడం

Microsoft 365ని ఉపయోగించడానికి, ఈ క్రింది వాటిని చేయండి:

1. వెబ్‌సైట్‌కి వెళ్లండి.
2. నొక్కండి సైన్ ఇన్ చేయండి ఎగువ కుడివైపు బటన్.
3. మీ వినియోగదారు పేరు మరియు పాస్‌వర్డ్‌ను నమోదు చేయండి.
4. లాగిన్ చేయండి మరియు మీరు డాష్‌బోర్డ్‌కు మళ్లించబడతారు.
5. ఇది అందించే ఫీచర్‌లు మరియు అప్లికేషన్‌లను కనుగొనండి.

వ్యక్తులు మరియు కంపెనీలు డాక్స్‌ని నిర్వహించడానికి మరియు కలిసి పని చేయడానికి Microsoft 365 ఒక గొప్ప మార్గాన్ని అందిస్తుంది. ఇది 2011లో సృష్టించబడింది, డాక్యుమెంట్ పనిలో విప్లవాత్మక మార్పులు చేసింది. ఈ రోజుల్లో ఇది మిలియన్ల మంది ఉపయోగించే ప్రముఖ క్లౌడ్-ఆధారిత సూట్.

దశ 2: పత్రాల విభాగానికి నావిగేట్ చేయడం

మైక్రోసాఫ్ట్ 365 నుండి డాక్యుమెంట్‌లను చెరిపేసే మీ మిషన్‌లో, 2వ దశ పత్రాల ప్రాంతానికి మీ మార్గాన్ని కనుగొనడం. ఇక్కడ ఒక గైడ్ ఉంది:

1. మీ వెబ్ బ్రౌజర్‌ని తెరిచి, మీ Microsoft 365 ఖాతాకు లాగిన్ చేయండి.
2. స్క్రీన్ ఎగువన ఉన్న పత్రాల ట్యాబ్‌ను కనుగొని క్లిక్ చేయండి.
3. మీరు మీ అన్ని ఫైల్‌లు & ఫోల్డర్‌లు సేవ్ చేయబడిన పత్రాల విభాగానికి చేరుకుంటారు.

విజయవంతమైన ప్రయాణం కోసం, ఈ చిట్కాలను గుర్తుంచుకోండి:

• ఏదైనా పత్రాలను తొలగించే ముందు మీకు సరైన యాక్సెస్ హక్కులు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
• మీరు సరైన Microsoft 365 పత్రాల విభాగంలో ఉన్నారని ఒకటికి రెండుసార్లు తనిఖీ చేయండి.

చర్య కోసం సమయం! మీ డిజిటల్ వర్క్‌స్పేస్‌ను అణిచివేసేందుకు & నిర్వహించే అవకాశాన్ని కోల్పోకండి. ఇప్పుడే ప్రారంభించండి & నిల్వ స్థలాన్ని ఖాళీ చేయడానికి అవసరం లేని ఫైల్‌లను తొలగించండి.

దశ 3: తొలగించాల్సిన పత్రాలను ఎంచుకోవడం

Microsoft 365 నుండి పత్రాలను తొలగించడానికి, ఈ క్రింది వాటిని చేయండి:

1. మీ ఖాతాను తెరిచి, పత్రాల ప్రాంతానికి వెళ్లండి.
2. ఫైల్ పేరు, సవరించిన తేదీ లేదా ఫైల్ రకం ఆధారంగా తగ్గించడానికి శోధన పట్టీ లేదా ఫిల్టర్‌లను ఉపయోగించండి.
3. మీరు తొలగించాలనుకుంటున్న డాక్స్ చెక్‌బాక్స్‌లను చెక్ చేయండి.
4. వాటిని పూర్తిగా తొలగించడానికి తొలగించు బటన్‌ను నొక్కండి.
5. తొలగింపును కొనసాగించే ముందు ఒకటికి రెండుసార్లు తనిఖీ చేయండి.

ప్రో చిట్కా: తొలగించడానికి అనేక పత్రాలు ఉంటే బల్క్ ఎంపిక లేదా అనుకూల వీక్షణలను ఉపయోగించండి.

దశ 4: తొలగింపును నిర్ధారిస్తోంది

Microsoft 365 నుండి పత్రాలను తొలగించడానికి, తొలగింపును నిర్ధారించడం తప్పనిసరి! మెనూలోని డిలీట్ ఆప్షన్‌పై క్లిక్ చేసి, కన్ఫర్మేషన్ డైలాగ్ బాక్స్‌లో అవును క్లిక్ చేయడం ద్వారా కన్ఫర్మ్ చేయండి. ఎంచుకున్న ఫైల్‌లు ఏవైనా సంబంధిత బ్యాకప్‌లు లేదా ఆ ఫైల్‌ల సంస్కరణలతో పాటు మీ ఖాతా నుండి శాశ్వతంగా తీసివేయబడతాయి.

కేటీ , ఒక ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్, కష్టమైన మార్గాన్ని కనుగొన్నారు! ఆమె తన ఖాతాను క్లీన్ చేస్తున్నప్పుడు అనుకోకుండా ఒక ముఖ్యమైన ప్రెజెంటేషన్‌ను తొలగించింది. దురదృష్టవశాత్తూ, వెంటనే తొలగింపును నిర్ధారించకుండా, ఆమె తన పని మొత్తాన్ని కోల్పోయింది మరియు మళ్లీ ప్రారంభించాల్సి వచ్చింది.

తొలగింపును నిర్ధారించే ముందు ఒకటికి రెండుసార్లు తనిఖీ చేయడం అవసరం!

డాక్యుమెంట్ తొలగింపు కోసం చిట్కాలు మరియు ఉత్తమ పద్ధతులు

సమర్థవంతమైన పత్రం తొలగింపు కోసం చిట్కాలు మరియు ఉత్తమ పద్ధతులు

మైక్రోసాఫ్ట్ 365లో డాక్యుమెంట్‌లను తొలగించడం అనేది సున్నితమైన మరియు సమర్థవంతమైన ప్రక్రియను నిర్ధారించడానికి ఉత్తమ పద్ధతులను జాగ్రత్తగా పరిశీలించడం మరియు కట్టుబడి ఉండటం అవసరం. ఈ పనిని సమర్థవంతంగా నిర్వహించడంలో మీకు సహాయపడటానికి ఇక్కడ నాలుగు ముఖ్య చిట్కాలు ఉన్నాయి:

1. వర్గీకరించండి మరియు ప్రాధాన్యత ఇవ్వండి: ఏదైనా పత్రాలను తొలగించే ముందు, వాటి ఔచిత్యం, ప్రాముఖ్యత మరియు సున్నితత్వం ఆధారంగా వాటిని వర్గీకరించండి. ఇది తొలగింపు ప్రక్రియకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది మరియు క్లిష్టమైన లేదా వాడుకలో లేని పత్రాలను ముందుగా పరిష్కరించేలా చేస్తుంది.
2. వాటాదారులతో సంప్రదించండి: నిర్ణయం తీసుకునే ప్రక్రియలో జట్టు సభ్యులు లేదా ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్లు వంటి సంబంధిత వాటాదారులను భాగస్వామ్యం చేయడం ముఖ్యం. వారి ఇన్‌పుట్ మరియు దృక్కోణాలను అర్థం చేసుకోవడం ద్వారా, మీరు ముఖ్యమైన పత్రాలు అనుకోకుండా తొలగించబడలేదని మరియు తొలగింపు ప్రక్రియ సంస్థాగత లక్ష్యాలకు అనుగుణంగా ఉండేలా చూసుకోవచ్చు.
3. బ్యాకప్ మరియు పునరుద్ధరణ ప్రణాళిక: ఏదైనా పత్రాలను తొలగించే ముందు, సమగ్ర బ్యాకప్ మరియు పునరుద్ధరణ ప్రణాళికను రూపొందించండి. ఇది డేటా నష్టం నుండి రక్షించడంలో సహాయపడుతుంది మరియు భవిష్యత్తులో ఏదైనా తొలగించబడిన పత్రాన్ని తిరిగి పొందవలసి వచ్చినప్పుడు భద్రతా వలయాన్ని అందిస్తుంది.
4. డాక్యుమెంట్ నిలుపుదల విధానాలు: తొలగింపు ప్రక్రియను నియంత్రించడానికి డాక్యుమెంట్ నిలుపుదల విధానాలను అభివృద్ధి చేయండి మరియు అమలు చేయండి. చట్టపరమైన, నియంత్రణ లేదా వ్యాపార అవసరాల ఆధారంగా నిలుపుదల వ్యవధి వంటి పత్రాల తొలగింపు ప్రమాణాలను స్పష్టంగా నిర్వచించండి. ఇది మీ సంస్థ అంతటా స్థిరమైన మరియు అనుకూలమైన తొలగింపు పద్ధతులను నిర్ధారిస్తుంది.

ఇంకా, సంస్థ యొక్క నాలెడ్జ్ మేనేజ్‌మెంట్ మరియు ఇన్ఫర్మేషన్ గవర్నెన్స్‌పై పత్రాల తొలగింపు సంభావ్య ప్రభావం కారణంగా చాలా జాగ్రత్తగా వ్యవహరించాలని గమనించడం చాలా అవసరం. ఈ ఉత్తమ పద్ధతులను అనుసరించడం ద్వారా, మీరు సున్నితమైన సమాచారాన్ని రక్షించవచ్చు, డాక్యుమెంట్ నిర్వహణను క్రమబద్ధీకరించవచ్చు మరియు మీ Microsoft 365 పర్యావరణం యొక్క సమగ్రతను కాపాడుకోవచ్చు.

పదంలోని పంక్తిని తీసివేయడం

ఇప్పుడు, కలిగి ఉన్న కొన్ని ప్రత్యేకమైన వివరాలను పరిశీలిద్దాం ఇంకా కవర్ చేయలేదు సమర్థవంతమైన డాక్యుమెంట్ తొలగింపు పద్ధతులపై ఈ చర్చలో.

అమలు చేయడాన్ని పరిగణించండి a సమీక్ష ప్రక్రియ శాశ్వత తొలగింపుకు ముందు, తొలగింపు కోసం కేటాయించిన పత్రాలు వాస్తవానికి ఇకపై అవసరం లేదని నియమించబడిన వ్యక్తులు నిర్ధారించగలరు. ఈ అదనపు దశ ప్రమాదవశాత్తు తొలగింపును నిరోధించడంలో సహాయపడుతుంది మరియు అదనపు హామీని అందిస్తుంది.

ఇదే పంథాలో, పత్రాల తొలగింపు యొక్క చారిత్రక ప్రాముఖ్యతను పేర్కొనడం విలువ. మైక్రోసాఫ్ట్ 365 వంటి డిజిటల్ డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ మరియు క్లౌడ్-ఆధారిత సిస్టమ్‌ల పెరుగుదల మరింత సమర్థవంతమైన తొలగింపు ప్రక్రియలను సులభతరం చేసింది, నిల్వ ఖర్చులను తగ్గిస్తుంది మరియు మొత్తం డేటా పాలనను మెరుగుపరుస్తుంది. నిరంతర పురోగమనాల ద్వారా, సంస్థలు తమ డాక్యుమెంట్ జీవితచక్రాన్ని మెరుగ్గా నిర్వహించగలవు, అనవసరమైన అయోమయాన్ని తగ్గించేటప్పుడు సంబంధిత మరియు విలువైన సమాచారం మాత్రమే ఉండేలా చూసుకోవచ్చు.

గుర్తుంచుకోండి, మీరు సూపర్ హీరో అయితే, ముఖ్యమైన పత్రాలను బ్యాకప్ చేయడంలో మీ ప్రధాన శత్రువు మీ స్వంత అసమర్థత అని గుర్తుంచుకోండి.

ముఖ్యమైన పత్రాలను బ్యాకప్ చేస్తోంది

మీ పత్రాలను బహుళ ప్రదేశాలలో నిల్వ చేయండి:

• ముఖ్యమైన పత్రాల కాపీలను నిల్వ చేయడానికి బాహ్య హార్డ్ డ్రైవ్‌లు, USB ఫ్లాష్ డ్రైవ్‌లు లేదా క్లౌడ్ స్టోరేజ్ ప్లాట్‌ఫారమ్‌లను పొందండి.
• అదనపు రక్షణ మరియు సౌలభ్యం కోసం ఆధారపడదగిన క్లౌడ్ బ్యాకప్ సేవను ఉపయోగించండి.
• విపత్తులో ప్రతిదీ కోల్పోయే ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి భౌతిక కాపీలను వేర్వేరు నిల్వ స్థలాలలో ఉంచండి.

సాధారణ బ్యాకప్ షెడ్యూల్‌ను సెటప్ చేయండి:

• బ్యాకప్‌లను ఆటోమేట్ చేయండి, తద్వారా మీ ముఖ్యమైన పత్రాలు ఎల్లప్పుడూ సేవ్ చేయబడతాయి.
• అంతరాయం లేకుండా ఉండటానికి మీరు సాధారణంగా మీ కంప్యూటర్‌ని ఉపయోగించని సమయాన్ని ఎంచుకోండి.
• మీ అవసరాలకు అనుగుణంగా బ్యాకప్ ఫ్రీక్వెన్సీని ఎంచుకోండి - రోజువారీ, వారానికో లేదా నెలవారీ.

బ్యాకప్ చేసిన పత్రాల విశ్వసనీయతను ధృవీకరించండి:

• బ్యాకప్ చేసిన ఫైల్‌లు పని చేస్తున్నాయా మరియు అవి పాడైపోయాయో లేదో తనిఖీ చేయండి.
• అవసరమైనప్పుడు మీరు వాటిని యాక్సెస్ చేయగలరని నిర్ధారించుకోవడానికి ఫైల్ పునరుద్ధరణ పద్ధతులను అప్పుడప్పుడు పరీక్షించండి.
• సులభమైన నావిగేషన్ మరియు నిర్దిష్ట ఫైల్‌లను కనుగొనడం కోసం నిర్మాణాత్మక వ్యవస్థను ఉంచండి.

ముఖ్యమైన పత్రాలను బ్యాకప్ చేయడం అనేది ఒక్కసారి మాత్రమే కాదు. దీనికి సాధారణ శ్రద్ధ మరియు నిర్వహణ అవసరం. ఈ దశలను అనుసరించడం ద్వారా, మీరు మీ సమాచారాన్ని సమర్థవంతంగా భద్రపరచవచ్చు.

ప్రో చిట్కా: సెన్సిటివ్ డాక్యుమెంట్‌లను బ్యాకప్ చేయడానికి ముందు ఎన్‌క్రిప్ట్ చేసి, అదనపు సెక్యూరిటీ లేయర్‌ని మరియు అనధికార యాక్సెస్‌ని అందించండి.

తొలగింపుకు ముందు పత్రాలను సమీక్షించడం మరియు నిర్వహించడం

పత్రాలను వదిలించుకోవడానికి ముందు, వాటిని సరిగ్గా సమీక్షించడం మరియు నిర్వహించడం కీలకం. మీరు ఏమి తొలగిస్తున్నారో అర్థం చేసుకోవడంలో ఇది మీకు సహాయపడుతుంది మరియు పొరపాటున ముఖ్యమైన ఫైల్‌లను తొలగించకుండా మిమ్మల్ని ఆపుతుంది. తొలగింపుకు ముందు డాక్స్‌ను సమీక్షించేటప్పుడు మరియు నిర్వహించేటప్పుడు ఇక్కడ కొన్ని సలహాలు ఉన్నాయి:

• వాటి ఔచిత్యం మరియు ప్రాముఖ్యత ఆధారంగా పత్రాలను ఆర్డర్ చేయండి. ఇకపై అవసరం లేని లేదా చాలా కాలం పాటు ఉంచబడిన ఫైల్‌లకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వండి.
• డాక్స్ వర్గీకరణ మరియు ప్రయోజనాన్ని చూపే స్పష్టమైన ఫోల్డర్ నిర్మాణాన్ని రూపొందించండి. ఇది తొలగించడానికి నిర్దిష్ట ఫైల్‌లను గుర్తించడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది.
• ఒకే ఫైల్‌ల బహుళ కాపీల కోసం చూడండి మరియు అవసరం లేని వాటిని తీసివేయండి. ఇది నిల్వను ఆదా చేయడంలో సహాయపడుతుంది.
• గోప్యమైన/రహస్యమైన సమాచారం నిర్దేశించబడిన ప్రోటోకాల్‌లకు అనుగుణంగా నిర్వహించబడిందని లేదా పారవేయబడిందని నిర్ధారించుకోవడానికి ప్రతి పత్రంలోని కంటెంట్‌ను తనిఖీ చేయండి.

తొలగింపుకు ముందు డాక్స్‌ని సమీక్షించేటప్పుడు మరియు అమర్చేటప్పుడు ప్రత్యేక వివరాల గురించి ఆలోచించడం కూడా తెలివైన పని. ఉదాహరణకు, డాక్యుమెంట్ నిలుపుదల కాలాలు లేదా నిర్దిష్ట రకాల ఫైల్‌లను తొలగించే ప్రత్యేక పద్ధతులకు సంబంధించి ఏవైనా చట్టపరమైన లేదా నియంత్రణ నియమాలను పరిగణనలోకి తీసుకోండి.

మీరు పదంలో అక్షరాలను ఎలా లెక్కిస్తారు

చెడ్డ సంస్థ మరియు సరిపడని సమీక్ష విధానాల కారణంగా ఒక ప్రధాన ప్రాజెక్ట్ డాక్యుమెంట్‌ను తొలగించిన కంపెనీ దీనికి నిజ జీవిత ఉదాహరణ. దీనివల్ల ప్రాజెక్ట్ బాగా ఆలస్యమైంది, డబ్బు నష్టాలకు దారితీసింది మరియు వారి ప్రతినిధికి నష్టం జరిగింది. పత్రాలను తొలగించే ముందు జాగ్రత్తగా సమీక్షించడం మరియు నిర్వహించడం వలన దీనిని నిరోధించవచ్చు.

ముగింపు

మైక్రోసాఫ్ట్ 365 ఎల్లప్పుడూ మారుతూ ఉంటుంది. పత్రాలను ఎలా తొలగించాలో తెలుసుకోవడం కీలకం. ఇది సులభం కావచ్చు, కానీ ఇది ముఖ్యమైనది. మీ కార్యస్థలాన్ని అవాంఛిత ఫైల్‌లు లేకుండా ఉంచడానికి, ఈ దశలను అనుసరించండి.

1. మైక్రోసాఫ్ట్ 365లో పత్రాన్ని తొలగించడానికి: దాన్ని గుర్తించండి, దాన్ని ఎంచుకుని, ఎగువ టూల్‌బార్‌కి వెళ్లి, తొలగించు క్లిక్ చేయండి.
2. నిర్ధారణ డైలాగ్ బాక్స్ కనిపిస్తుంది. ఫైల్‌ను తొలగించడాన్ని నిర్ధారించండి. ఇది మీ రీసైకిల్ బిన్‌కి వెళుతుంది. మీరు దాన్ని అక్కడ నుండి పునరుద్ధరించవచ్చు లేదా శాశ్వతంగా తొలగించవచ్చు.

రహస్య ఫైల్‌ల కోసం, Microsoft 365 మీరు కవర్ చేసారు. మీరు వాటిని మీ రీసైకిల్ బిన్ నుండి సురక్షితంగా తొలగించవచ్చు. ఈ విధంగా, అనధికారికంగా ఎవరూ సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేయలేరు.

ప్రో చిట్కా: మీ రీసైకిల్ బిన్‌ను క్రమం తప్పకుండా క్లియర్ చేయండి. ఇది స్టోరేజ్ స్పేస్‌ని ఆప్టిమైజ్ చేస్తుంది మరియు మీ Microsoft 365 వర్క్‌స్పేస్‌ను అయోమయానికి గురి చేయకుండా ఉంచుతుంది. ఇది సమర్థవంతంగా పని చేయడానికి మీకు సహాయపడుతుంది.

Microsoft 365 నుండి పత్రాలను తొలగించడం సులభం. ఇది సురక్షితమైనది కూడా. చింతించకుండా పత్రాలను తీసివేయడానికి ఈ పద్ధతులను ఉపయోగించండి. మీరు మీ డిజిటల్ వర్క్‌స్పేస్ ద్వారా కదులుతున్నప్పుడు సమర్థత యొక్క శక్తిని స్వీకరించండి.